Виртуальные годовые общие собрания стали возможны. Порядок проведения во многом определяется советом директоров

Источник: Virtuelle Hauptversammlung – so geht‘s

Среди многих решений, направленных на урегулирование вызванных пандемией сложностей, предложен формат виртуального годового общего собрания акционеров. Возможно, этот полезный инструмент останется и после завершения коронавирусного кризиса.

Возможность проведения виртуального годового общего собрания теперь доступна как публичным, так и непубличным акционерным обществам, а также обществам европейского типа и коммандитным акционерным обществам.

Решение о проведении виртуального годового собрания принимается советом директоров с одобрения наблюдательного совета. Последнему целесообразно предоставить совету директоров соответствующие полномочия, чтобы тот мог самостоятельно принимать решения по возможным организационным изменениям.

Обязательное требование: годовое общее собрание должно в полном объеме транслироваться с видео и звуком. Акционерам следует предоставить возможность для осуществления права голоса с помощью электронных средств связи (заочное голосование или электронное участие), а также возможность для выдачи доверенности представителю.

Порядок проведения голосования определяется советом директоров.

Акционерам также следует предоставить возможность задавать вопросы с помощью электронных средств связи. Полное исключение права задавать вопросы не допустимо. Реализация данного требования также передается на усмотрение совета директоров.

Должна быть обеспечена возможность электронного возражения против решения, принятого годовым общим собранием (до момента его завершения). Такое расширенное право на возражение должно быть доступно и тем акционерам, которые осуществили свое право голоса.

В целом, если годовое общее собрание проводится в форме заочного голосования, в действительности для общества мало что меняется. Однако, может проводиться и настоящая онлайн конференция, во время которой акционеры могут осуществлять все или отдельные права на голосование или представление заявлений.

Правом на участие в виртуальном годовом собрании обладают:
- председатель собрания (обычно это председатель наблюдательного совета);
- как минимум один член совета директоров (обычно это его председатель);
- нотариус (в основном, для публичных обществ);
- представители с правом голоса;
- остальные члены совета директоров и наблюдательного совета (не обязательно);
- технический персонал (операторы, помощники и т.д.).

Закон не предусматривает правил о месте проведения виртуального годового собрания. Но в законе об АО (AktG) указано, что для традиционного годового собрания должно быть определено место проведения. Во многих уставах предусмотрено, что таким местом является юридический адрес (или другой крупный город или город, в котором есть биржа).

С точки зрения необходимости вести видеозапись лучше выбрать юридический адрес общества. Необязательно проводить виртуальное годовое собрание прямо в офисах администрации общества. Хорошо подойдет телестудия поблизости от юридического адреса.

По поводу общедоступности трансляции по Интернету общество принимает решение по своему усмотрению. Например, общество может делать публичную трансляцию, но не дать такого права акционерам и представителям. Однако нет никакой возможности запретить акционеру делать видеозаписи собрания и впоследствии выкладывать их в сеть. В этом виртуальное годовое собрание отличается от традиционного.